Ha ezt a cikket akkor olvasod, amikor épp munkával kellene foglalkoznod, akkor 100 százalék, hogy neked szól. A pomodoro technika segít neked abban, hogy a feladataidra tudj koncentrálni és teljesen kiiktasd a zavaró tényezőket. FIGYELEM! Munka és család mellett vállalkozást tervezők, kevés idővel rendelkezők számára kihagyhatatlan olvasmány következik.
Az a baj, hogy mindig van valami könnyebb, egyszerűbb, érdekesebb tennivaló, amikor a fontos feladatokkal kell foglalkoznom. Hajlamos vagyok a kisebb ellenállás felé haladni: ha bele kell kezdenem egy komolyabb sajtóközlemény megírásába, akkor inkább elkezdek e-maileket olvasni. Ha össze kell állítanom egy bonyolultabb elemzést, akkor inkább elkezdek képeket nézegetni az új blogcikkemhez. Elcsábítanak az egyszerűbb feladatok, ezért halogatom, és lassan végzem el a fontosabb munkáimat.
Magadra ismersz?
Jó eséllyel igen, mert emberi természetünknél fogva ez egy elég gyakori jelenség. De azt hiszem, mégiscsak van rá megoldás. Mégpedig egy népszerű időgazdálkodási módszer, amit úgy hívnak, hogy pomodoro technika.
Légyszi, a következő pár percben hiperfókuszálj erre a cikkre!
Nem bánod meg.
Ki találta ki ezt a technikát?
A módszert Francesco Cirillo, egy német üzleti tanácsadó cég olasz származású tulajdonosa dolgozta ki, aki több mint 20 éve dolgozik a szoftveripar élvonalában. Elsősorban induló vállalkozásokkal, multikkal és szabadúszó tanácsadókkal foglalkozik. Eddigi pályafutása során több ezer szakembert mentorált.
Cirillo a pomodoro technikát még egyetemi évei alatt, az 1980-as években fejlesztette ki. Azzal kísérletezett, hogyan tudna kevesebb idő alatt többet tanulni. A módszert ma már milliók használják szerte a világon.
Az olasz szakember először egy 130 oldalas könyvben írt a technikáról még 2006 -ban, amelyet ingyenesen lehetett letölteni. Ezt több mint 2 millió alkalommal meg is tették. Ekkor döbbent rá, hogy milyen nagy értéke van az általa kifejlesztett módszernek. Ezért ma már csak kereskedelmi forgalomban lehet hozzájutni a könyvhöz.
A pomodoro technika lépései
A Pomodoro technika néhány nagyon egyszerű lépésből áll. Ha eddig nem ismerted a módszert, akkor első olvasásra talán nem is fogod érteni, hogy mi ebben a nagy találmány. De ne légy hitetlen! Egyelőre csak értsd meg a működését!
Egy teljes folyamat 4 kisebb – mondjuk úgy – pomodoro időből, jellemzően 25 perces időszakból épül fel.
Nulladik lépés
Meg kell határoznod azt a feladatot, amivel fókuszáltan akarsz foglalkozni. Ennek elvégzéséhez készítsd elő a szükséges eszközöket, illetve egy időmérőt. (Ez utóbbira adok majd több tippet a cikk végén, illetve egy letölthető sablont is.)
Első lépés
Állítsd be az időzítőórádat 25 percre és kezdj el dolgozni. Fontos, hogy ebben a pár percben kizárólag az elérni kívánt feladatra koncentrálj minden erőddel. Ne engedd, hogy a figyelmed elkalandozzon! Még véletlenül se kezdj el szórakozottan bámulni az iroda egyik sarkába, vagy játszani az asztalodon található tárgyakkal. Dolgozz 100 százalékos erőbedobással. Mint egy gép.
Második lépés
Ha letelt a 25 perc, és erre figyelmeztetett az órád, akkor viszont hagyd abba a munkát! Engedd, hogy az eddig feszülten koncentráló agyad ellazuljon! Tarts 5 perc szünetet, de ne többet! A szünet segít egy picit regenerálódni és rákészülni a következő 25 percre.
Ebben a rövid kis időszakban nyugodtan pörgetheted a Facebookot, vagy átnézheted a friss híreket, e-maileket. Azonban ha általában számítógépen végzed a munkádat, akkor talán érdemesebb inkább felállnod a gép elől, inni egy pohár vizet, vagy picit kiszellőztetni a fejedet.
Harmadik lépés
Ezután ismét következzen egy 25 perces olyan időszak, amikor kizárod a külvilágot és csak a munkára koncentrálsz.
Negyedik lépés
A 4-ik 25 perces koncentrációs idő után iktass be egy hosszabb szünetet. Ez a szünet 15-30 perces legyen. Majd ezután kezdd előről a pomodoro folyamatot, ha szükséges, illetve van rá időd.
A multitasking kártékonysága
A pomodoro technika igazából azt próbálja kiiktatni az életünkből, hogy több feladatot végezzünk egyidejűleg. Ez utóbbi állapotot nevezik idegen szóval multitaskingnak. Ebben az angol kifejezésben a multi azt jelenti, hogy több, a tasking pedig azt, hogy feladat, munka.
Ha egyszerre több feladatot végzünk párhuzamosan, akkor az a külvilág felé azt mutatja, hogy fontos, elfoglalt emberek vagyunk, akik arra kényszerülnek, hogy egyszerre több dologra figyeljenek. Bennünk pedig azt az érzést kelti, hogy rengeteg dologgal haladunk egyszerre. Másrészt viszont azt váltja ki, hogy folyamatosan fáradtnak érezzük magunkat.
Egyre gyakoribb jelenség, hogy egy személy egyszerre több tartalmat fogyaszt. A jelenlegi médiakörnyezetben már-már lehetetlen megszabadulni a külső ingerektől. TV, Facebook, SMS, E-mail – az ehhez hasonló eszközök és alkalmazások rengeteg energiát fektetnek abba, hogy megszerezzék a figyelmünket.
Az eddigi kutatások szerint a multitaskingnak negatív hatása van a memóriára, azaz a tanulásra. Azoknak, akik több feladatot végeznek egyszerre, egyértelműen visszaesik a teljesítményük, ezért mindenképp érdemes fókuszáltan végezni a munkánkat. Erre remek módszer a pomodoro technika.
Ennek a blogbejegyzésnek nem feladata részletesen foglalkozni a multitaskinggal. Ha szeretnél róla picit tudományosabb részletességgel is olvasni, akkor javaslom, hogy nézd meg ezt és ezt a cikket. Emellett számos egyéb összefoglalót is találhatsz a témáról az interneten.
Kinek lehet hasznos a pomodoro technika?
Cirillo módszerében kétségtelenül az a legjobb, hogy nagyon könnyű elindulni vele. Egyszerűen alkalmazható és ha munkalapokon is vezeted a tevékenységedet, akkor az eredményeid is láthatóvá válnak. Ez mindenképp a siker, a haladás érzetét kelti, ami már önmagában is motiváló.
Hasznos lehet azok számára, akik szeretnének végre rendszert vinni az életükbe. A pomodoro sablon használata rákényszerít arra, hogy végiggondold a céljaidat és kisebb részegységekre, feladatokra bontsd azokat.
A pomodoro technika elsősorban azoknak jó, akik
- szellemi tevékenységet végeznek, és
- feladataik jelentős része nélkülözi a társas kapcsolatokat, interakciókat.
A pomodoro alkalmazása munkában
Otthoni környezetben talán egyszerűbb megteremteni a pomodoro technikához szükséges körülményeket. De mi a helyzet, ha valaki a munkahelyén szeretné alkalmazni ezt a módszert? Ilyen esetben bármikor odaléphet hozzád egy kolléga, aki megszakítja a fókuszált munkádat. Ezekre a helyzetekre egyetlen megoldás létezik. Tudatosan fel kell készülnöd a zavaró tényezők elhárítására, mégpedig az alábbiak szerint:
időmegállítás → tájékoztatás → ütemezés → visszahívás
Azaz, amikor megzavar az egyik munkatársad:
- Állítsd le az időmérődet, hogy egyetlen másodperc se vesszen kárba.
- Tájékoztasd a munkatársadat, hogy épp valami fontos feladat közepén jársz.
- Gyorsan, röviden tisztázd vele, hogy mikor tudsz a rendelkezésére állni.
- Ha befejezted a 25 perces pomodoro idődet, keresd meg őt és beszélj vele.
Igen, jól látod, nem találtam fel a spanyolviaszt. Itt sem a bonyolultságon van a hangsúly, hanem a tudatosságon.
Kinél nem működik?
Könnyű lenne azt mondani, hogy Cirillo módszere mindenkinek jó. Általában el is szokták sütni ezt az általánosítást. Biztos te is láttál már olyan értékesítő oldalakat, amelyeken az bizonygatták, miért jó kivétel nélkül mindenkinek az a bizonyos termék. Én nem szeretném elkövetni ezt a hibát. A pomodoro módszer nem ideális mindenkinek.
Bármennyire egyszerű és hatékony a technika, sajnos vannak olyan helyzetek, amikor nem használható. Meglátásom szerint ezek közé tartoznak az alábbiak:
- Nehezen tudják alkalmazni a pomodoro módszert azok, akik valamilyen külső körülmény miatt nem tudják biztosítani a 25 perces fókuszálás zavartalanságát. Ilyen lehet például egy ügyfélszolgálaton dolgozó személy, akit bármikor hívhatnak telefonon, és a hívásokat munkaköri kötelezettsége fogadni és kezelni.
- Ugyancsak nehezen tudja alkalmazni ezt a módszert az, akinek sokszor van értekezlete, megbeszélése. (pl.: egy ügyfelekkel foglalkozó pénzügyi tanácsadó) Hacsak nem képes a megbeszéléseit irányítani és azok időtartamát beleszorítani egy “pomodoronyi” időbe. Sok munkahelyi vezető sajnos szereti az ilyen találkozókat. (Azt gondolják, ha fontosnak tartott dolgokról beszélgetsz velük órákig, akkor annak lesz kézzel fogható eredménye.) Ha ők szabják meg ezeknek az előre nem tervezett találkozóknak a kezdési időpontját, akkor az ellehetetleníti a saját munkaterveidet.
- Sajnos az is előfordulhat, hogy valaki nem tud rendszeresen szünetet tartani a munkájában. Hiába koncentrálnak 25 percig egy konkrét feladatra, a pomodoro idő letelte után nem tudnak pihenni, mert folyamatosan szükség van a figyelmükre. (Pl.: egy asszisztens, aki olyan munkatárs – pl. orvos – mellett dolgozik, akihez egymás után érkeznek az ügyfelek.)
Természetesen munkaidőn túl bárki által alkalmazható a technika. A fenti kivételek elsősorban a munkaidőre értendők. Aki például főállás mellett szeretne vállalkozást építeni, annak ez egy kiváló módszer. Fontos azonban elfogadni, hogy csak azért, mert másoknak működik, még nem biztos, hogy neked is fog. De kipróbálni mindenképpen érdemes.
A pomodoro alkalmazása a vállalkozásindításban
A pomodoro technika az egyik leghasznosabb módszer azok számára, akik munka és család mellett szeretnének vállalkozni. Ők azok, akik jó eséllyel a legkevesebb szabadidővel rendelkeznek.
Ha ezek az emberek hetente minimum 2-3 órát találnak arra, hogy a vállalkozásukkal foglalkozzanak, akkor a pomodoro nagyon sokat segíthet nekik. Igen, heti 3 óra 100 százalékos kihasználásával is el lehet érni lassú, de komoly eredményeket.
Pomodorot segítő eszközök
A pomodoro időegységek mérésére számtalan online eszköz áll rendelkezésre. Ezek közül összeszedtem neked párat. Kattintgasd végig, és válaszd ki a neked megfelelőt.
A KEDVENCEIM
Az elején rögtön azokkal kezdem, amelyek nekem bejöttek. Jellemző ezekre az oldalakra, hogy az egyszerű, letisztult felület mellett arra is alkalmasak, hogy a stoppert a saját igényeidhez igazítsd. A 25 perc helyett bármilyen időt rögzíthetsz a visszaszámlálóban.
BŐVÍTMÉNYEK ÉS TELEPÍTHETŐ ALKALMAZÁSOK
A teljesség igénye nélkül összegyűjtöttem néhány olyan alkalmazást is, amelyeket a telefondora, vagy az asztali gépedre telepíthetsz.
- Pomotroid
- Marinara
- Focus Time Activity Tracker (App Store)
- Tomates
- Flow (Mac, iPhone, iPad)
- Pomo Timer (Mac App Store)
- Clockwork Tomato (Google Play)
- Focus To-Do
- Pomodairo
ÉRDEKES LEHET MÉG
Ezt a Chrome-bővítményt csak 18 éven felüliek tudják telepíteni. A Go Fucking Work blokkolja azokat a webhelyeket, amelyek veszélyeztethetik a produktivitásodat. Az ilyen oldalak URL -jeit te magad is megadhatod az alkalmazásban.
Tippek
Van néhány apró, egyszerű trükk, amivel könnyebbé teheted a pomodoro technika alkalmazását. Érdemes megfontolnod ezeknek a tippeknek a használatát, mert így nagyobb eséllyel lesz sikerélményed, ami segíti a további munkádat.
TIPP 1
Tervezd meg előre a feladataidat!
Itt nem kell bonyolult dologra gondolni. Egyszerűen csak írd fel sorban egymás után, hogy a soron következő 25 perces pomodoro időszakokban milyen (rész)feladatokat szeretnél elvégezni. Mindig legyen ez a nulladik lépés! Ne menjenek el azzal értékes másodpercek-percek, hogy a stopper elindítása után össze kell szedned a gondolataidat. Az óra elindítása után azonnal tudd, hogy mit kell tenned!
TIPP 2
Versenyezz az idővel!
Tudom, talán gyerekesnek hangzik, de a pomodoro végéhez közeledve nyugodtan tartsd az egyik szemedet az órán. És nyomd meg a munka végét, ha szükséges. Versenyezz az idővel és hozd ki a maximumot ebből a pár percből!
TIPP 3
Aktív munka után legyen a pihenés is aktív!
A pomodoro időszakok közötti pihenést természetesen úgy töltöd, ahogy akarod. Épp ez a lényege. Mégis, ilyenkor lehetőség szerint igyekezz teljesen más testhelyzetet felvenni, vagy tevékenységet végezni, mint a munka során. Ha általában számítógép előtt ülsz, akkor ha egy mód van rá ne a Facebookot, vagy a Pinterestet nyomkodd. Inkább pihentesd a szemedet, igyál vizet, vagy menj ki a levegőre!
TIPP 4
Kísérletezz!
Az első napokat használd fel arra, hogy kitapasztald, mennyi időre van szükséged ahhoz, hogy ne fáradj el és közben haladj is a munkáddal. Indíts a javasolt 25 perces időkkel, majd próbálj azokon változtatni +/- 5 percekkel. Ha megtaláltad a számodra ideális időpontot, akkor a továbbiakban használd azt!
Pomodoro tervező munkalap
A pomodoro technika tehát nagyon egyszerű. Épp ebben rejlik az ereje. Viszont magamról tudom, hogy néha még az egyszerűnek tűnő feladatok is kihívást jelentenek, ha nincsenek hozzá praktikus eszközeink.
A módszer hatékonyságának legfontosabb feltétele az, hogy csináld. Ha ezt eléred, akkor már 99%-ban kihoztad a technikából azt, amit ki lehet. Én azonban az a típus vagyok, aki néha szeret visszatekinteni, összegezni és következtetéseket levonni. Ezért sok mindent dokumentálni szoktam, hogy később rendelkezésemre álljanak a szükséges adatok.
Arra az esetre, ha te is ilyen lennél, készítettem neked egy tervező munkalapot. A munkalapnak kettős célja van:
- Rákényszerít arra, hogy előre végiggondold, mivel szeretnél foglalkozni az előtted álló napon. Ezzel kizárod annak lehetőségét, hogy a stopperóra elindítása után akár csak egy perced is rámenjen arra, hogy fejben tisztázod, hogy mivel kell foglalkoznod.
- A munkalap használata abban is segít, hogy pár nap múlva vissza tudj nézni, és felmérni, hogy mennyire alkalmaztad hatékonyan a pomodoro technikát. Látni fogod, hogy melyik projektre hány „pomodorónyi” időre volt szükséged.
A munkalapot feliratkozás után azonnal elküldöm neked. A pdf-et színesben készítettem el, de praktikussági okokból egy fekete-fehér változatot is csináltam, hátha nyomtatási szempontból az jobb neked.
Saját pomodoro célkitűzésem
A paradicsom-módszert én is sokszor próbáltam már. (Ezt a cikket is Cirillo technikáját alkalmazva írtam meg.) Saját tapasztalatból mondom, hogy bár egyszerű a metodikája, de elég nehéz ráállni és fegyelmezetten alkalmazni. Az én esetemben ennek elsősorban külső okai vannak. Családapaként és irodában dolgozó munkavállalóként legtöbbször nem csak rajtam múlik a nyugodt környezet megteremtése. A továbbiakban viszont következetesen alkalmazni szeretném ezt a technikát.
Hónapok óta, minden hétre kitűzök magamnak olyan célokat, amelyek a hosszú távú terveim megvalósítását segítik. Ezeket a SMART-célokat egy Excel-táblázatban vezetem. Sajnos elég sokszor előfordult, hogy nem teljesítettem az előre rögzített feladataimat. (Terveket készíteni könnyű. Megvalósítani nehezebb.)
Szeretném a pomodoro technikával növelni az eddigi hatékonyságomat. Ezért a jövőben a lehető legtöbb alkalommal használni fogom ezt a módszert.
Arra az esetre, ha te is szeretnéd kipróbálni, készítettem neked egy munkalapot. Kattints a gombra és azonnal la is töltheted.
