Az email írás ma már egy fontos, sőt, nélkülözhetetlen alapkészség. Ennek a tudásnak a birtokában az üzleti és a személyes kommunikációd is sikeresebbé válhat. Ebből a cikkből megtudhatod, hogyan írj profi emailt, emellett adok néhány hasznos tippet is.
Vitathatatlan tény, hogy az online kommunikációban óriási fölényre tettek szert a különböző csevegő alkalmazások. Csak hogy a legnépszerűbbeket említsem: a Messenger, a Viber, vagy a WhatsApp. Ugyanakkor az is határozottan kijelenthető, hogy a felsorolt appok mellett a kőkorszakinak tűnő email sem szorult ki az online térből.
A vállalkozások életéből az email-marketing nem tűnt el, sőt, mintha reneszánszát élné. De ha túllépünk a saját biznisz gondolatán és a mindennapi teendőinkre gondolunk, akkor még határozottabban kijelenthető, hogy
az online kommunikáció legfontosabb eszköze mai napig az email.
Az email szerves része a mindennapjainknak. Céges környezetben még az is meglehetősen gyakori, hogy a vállalkozások saját irányelveket határoznak meg arra vonatkozóan, hogy az alkalmazottak hogyan kommunikáljanak emailben kollégáikkal és az ügyfelekkel.
A cégek többsége fontosabb és hivatalosabb formának tekinti az emaileken keresztül folytatott interakciót, mint egy Viberen vagy Messengeren küldött üzenetet. Ha például egy ügyvédi irodával kívánjuk felvenni a kapcsolatot, vagy velük hivatalos kommunikációt akarunk folytatni, akkor eszünkbe sem jut Messengeren, vagy Instagramon írni nekik.
NÉPSZERŰ EMAILSZOLGÁLTATÓK MAGYARORSZÁGON
Rengeteg ingyenes email szolgáltatás létezik, ezek közül Magyarországon az alábbiakkal találkozhatsz leggyakrabban:
AZ EMAIL ÍRÁS ALAPJAI
Ha nincs email-címed, azért, ha pedig van, akkor meg azért érdemes átfutnod a következő bekezdéseket, amelyekből megismerheted a profi email írás egyszerű, egyben legfontosabb lépéseit.
A FELADÓ
Az email írás nulladik lépését valójában már az email-címünk kiválasztásakor meg kell tennünk. Regisztrációkor el kell döntenünk, hogy a leveleink milyen néven fognak megjelenni a címzettek postafiókjában.
A feladóval kapcsolatos első benyomás itt sokkal fontosabb, mint egy hagyományos postai levél esetében. Éppen ezért a felhasználónév meghatározásakor érdemes végiggondolni, hogy a későbbiekben mire fogjuk használni az email-címünket.
Sajnos gyakori hiba, hogy a felhasználók olyan néven regisztrálják email-címüket, amelyek könnyedebb, viccesebb hangzásúak (Pl.: kismano1960@freemail.hu; vagy sexybaby011@gmail.com). Pár év múlva pedig ugyanezekről a címekről küldik el az önéletrajzukat komoly cégeknek, vagy kezdenek levelezésbe különböző hivatalokkal.
Technikailag természetesen így is működni fog a kommunikáció, de az emberek előítéletével sajnos nem lehet mit kezdeni. Az email-cím látványa mindenképp valamilyen benyomást fog tenni a levél címzettjére.
Fontos azonban tudni, hogy
az email-címedhez tartozó felhasználónév nem egyenlő a fiókod elnevezésével. Az email-címedet nem módosíthatod, de a feladóként megjelenő nevedet igen.
Az email-cím regisztrálása során külön meg kell adni a fiókodhoz tartozó elnevezést is. Az egyik fenti példánál maradva: ha beregisztrálod a sexybaby011@gmail.com email-címet, megadhatod, hogy ez a cím pl. Nagy Barbara néven jelenjen meg a levelezés során.
Érdemes olyan elnevezést választanod, ami mindig, minden körülmények között vállalható, ugyanis egyes email-szolgáltatóknál utólag már nem lehet módosítani ezt az elnevezést. Személyes fiók esetén az a legjobb megoldás, ha a saját neved alatt futtatod a címedet.
Mivel nagyon sokan használják a Gmail-t, ezért az alábbiakban leírom, hogy ezen a felületen hogyan lehet megváltoztatni a feladóként látható nevedet:
- Nyisd meg a Gmailt.
- Asztali gépen a jobb felső sarokban kattints a fogaskerék ikonra, majd „Az összes beállítás megtekintése” feliratra.
- Kattints a „Fiókok és importálás” lehetőségre.
- Az „E-mail küldése erről a címről” szakaszban kattints az „adatok szerkesztése” feliratra.
- A név rubrikába írd be az általad használni kívánt feladónevet.
- Az oldal alján kattints a „Változtatások mentése” gombra.
Erről egyébként részletesen is olvashatsz a Gmail súgójában.
CÍMZÉSI LEHETŐSÉGEK
Hogy kinek és hogyan küldhetünk levelet, arra több lehetőség is a rendelkezésünkre áll email írás közben. Egy emailnek lehet
- fő címzettje,
- másolati címzettje (vagy ahogy rövidíteni szokták: CC), és
- titkos címzettje (rövidítve: BCC).
Ezeket a lenti képen pirossal jelöltem. (Én Gmailt használok, ezért ezen a felületen tudom megmutatni azt, amiről beszélek. Egyébként bármilyen email-szolgáltatót használsz, ezek a lehetőségek mindenhol jól láthatóan fel vannak tüntetve.)
Az email írás íratlan szabályai szerint a következőképpen használhatod a felsorolt lehetőségeket:
A fő címzettek közé kifejezetten azokat írd, akiknek az üzeneted szól, esetleg azokat, akiktől visszajelzést vársz.
A másolati címzettek (CC) közé írd azokat, akiknek vagy tájékoztatásul küldöd a levelet (azaz jó, ha tudnak róla), vagy – bár elsősorban nem nekik szól az üzenet, de – lehetőséget biztosítasz a hozzászólásra.
A titkos címzettek (BCC) közé teheted azokat, akiket szeretnél tájékoztatni a kiküldött levélről, de valamiért nem szeretnéd, hogy a többi címzett tudjon erről. Fontos, hogy akik titkos másolatban kapják meg a leveledet, azok nem tudnak arra úgy reagálni, hogy minden címzett lássa. Kizárólag arra van lehetőségük, hogy közvetlenül neked válaszoljanak.
Én a titkos címzést jellemzően sajtóközlemények kiküldésekor szoktam használni. Ilyenkor a megírt sajtóanyagot fő címzettként az MTI-nek küldöm, viszont a többi, több száz újságírót titkos másolatba teszem. Ennek az az oka, hogy figyelek az adatvédelmi előírásokra. Nem szeretném, ha a velem kapcsolatban álló újságírók elérhetősége kitudódnak úgy, hogy arra nekem nem adtak engedélyt. Nálam tehát a GDPR a titkosítás oka.
EMAIL MEGSZÓLÍTÁS
A címzettet meg is kell szólítanod. Na de hogyan nézzen ki egy email megszólítás?
A különböző illemtankönyvek pontosan szabályozzák, hogy kit hogyan kell megszólítani a személyes találkozások alkalmával. Bár a hivatalos levelezéseknek is vannak protokoláris szabályai, de az online világban nem kell olyan mereven kezelni ezeket az előírásokat.
Az email megszólítás lehetőségei, ha ismered a címzettet:
- Tisztelt Nagy János! – Tökéletes, ha hangsúlyozni akarod, kinek szól a leveled.
- Tisztelt Igazgató Úr! – Abban az esetben érdemes így kezdeni a levelet, ha a címzett pozíciójának jelentősége lehet abban a témában, amiben a levelünket írjuk. Akkor is jó választás, ha nem tudod az érintett nevét.
- Kedves János! – Tapasztalataim szerint ez a megszólítás még idegenek között is belefér, ráadásul kicsit lazít a hivatalnoki hangulaton.
Amit nem javaslok:
- Tisztelt Igazgató Úr! Kedves János! – Tudom, hogy ez a megszólítás elég gyakori, ennek ellenére nem javaslom. Azt üzeni, hogy tisztában vagy az illető funkciójával, de közben haverkodni is szeretnél vele. (Ez a megszólítás kicsit a „Szia Uram!”-ozásra emlékeztet. J )
Az email megszólítás lehetőségei, ha nem ismered a címzettet:
- Tisztelt Ügyintéző! Tisztelt Hölgyem/Uram!
- Szia!/Üdvözlöm!
Vannak olyan helyzetek, amikor elhagyható az email megszólítás. Ez jellemzően két esetben fordulhat elő:
- Ha ugyanazzal a személlyel a sokadik levelet váltod ugyanabban a témában. Ráadásul, ha ezek az emailek rövidek, a téma pedig könnyedebb. Tehát ha például a szomszédoddal, munkatársaddal egyezkedsz emailben egy találkozó helyszínéről és időpontjáról, akkor elhagyható a folyamatos megszólítás. (Ellenpélda: ha viszont egy ügyfélszolgálattal levelezel, és pár naponta írtok egymásnak ugyanabban a hivatalos/félhivatalos témában, ott már illendő minden esetben megszólítani a másik felet.)
- Bizonyos esetekben hírlevelezéskor is elhagyható a megszólítás, ugyanis email-marketingben az un. előfejlécre is figyelmet kell fordítani. Ez az a nagyon rövid szöveg, amely az e-mail tárgyát követően jelenik meg a postafiókodban. Mutatom:
Taktikai okokból ilyenkor elhagyható a megszólítás és helyette következhet pár olyan szó, ami növelheti a megnyitási arányt. Ha nagyon illetlennek tartod elhagyni a megszólítást, akkor érdemes azt kicsit később, a pár mondatos bevezető után megtenni, vagy preheader-t használni.
Ennek a cikknek nem az a célja, hogy belemerüljünk az email-marketing témájába. Ha te mégis kíváncsi vagy egyéb részletekre, akkor a lenti bannerre kattintva igényeld tőlem azt a listát, amelyen több mint 200 magyar marketinges blogja szerepel. Ezeken az oldalakon nagyon hasznos információkat olvashatsz többi között az email-marketingről is.
A TÁRGY
A személyes és a hivatalos levelezésben is fontos szerepe van az email tárgymezőjének. Ezzel segítheted a címzettet abban, hogy megnyitás nélkül is legyen fogalma a leveled tartalmáról. Például:
- Panaszbejelentés;
- Orvosi leletek;
- Időpontjavaslat találkozóra, stb.
Olyan munkahelyeken, ahol nagyon gyakori az emailezés, írott és íratlan szabályok szerint szokták megfogalmazni a levél tárgyát. Ezzel a kollégák egymás munkáját gyorsíthatják. Íme, néhány légből kapott példa:
- megrendelés_1231211 csomagszám – Egy ilyen tárgyból a levél megnyitása nélkül is kiderül, hogy melyik csomagról tartalmaz információkat.
- vezetői jóváhagyásra_WEBOLDALSZÖVEG_xyz.hu – Ezzel a megoldással egy vezető beosztású munkavállaló a levél megnyitása nélkül is tudhatja, hogy az email az xyz.hu nevű weboldal újraírt szövegét tartalmazza, amiről véleményt kell mondania.
- árajánlat előkészítése_HI: 0814 – Ez a tárgy azt jelentheti, hogy a címzettnek augusztus 14-i határidővel el kell készítenie egy árajánlatot.
A lehetőségek száma végtelen. Csupán azt szerettem volna megmutatni, hogy egy jól megfogalmazott email-tárgy milyen sokat segíthet az információ előzetes feldolgozásában.
A VÁLASZ
Automatikus válasz
Ha nyaralsz, vagy bármi hasonló miatt hosszú ideig nem fogod nézni a levelezésedet, érdemes beállítanod egy automatikus (házon kívüli) válaszüzenetet a postafiókodban. Erre ma már az összes email szoftver képes. Az automatikus válaszüzenet bekapcsolásával megelőzheted a félreértéseket, ami akkor állhat elő, ha egy-egy levélre napokig nem válaszolsz.
Válasz mindenkinek
Minden email-rendszerben megtalálható az un. válasz mindenkinek funkció. Gmailben ez így néz ki:
Ezt akkor tudod használni, ha veled együtt mások is megkapták a levelet. Ha ezzel a funkcióval válaszolsz, akkor a reakciódat nem csak a feladó, hanem a levél összes címzettje látni fogja.
A válasz mindenkinek funkció rendkívül hasznos, de mielőtt használod, gondold át az alábbiakat:
- Amit válaszolni szeretnél, az mennyire bizalmas? Nem gond, ha mások is olvassák?
- Biztos, hogy a válaszod minden címzett számára hasznos információkat tartalmaz? Ha nem, akkor inkább csak a feladónak reagálj és ne spammeld a többieket!
- Győződj meg arról, hogy a levélíró nem kérte-e azt, hogy kizárólag neki válaszoljanak a címzettek! Sokan ezt figyelmen kívül szokták hagyni, ami hiba, hiszen nyomós oka lehet annak, ha a feladó ezt kéri.
Túl nagy csatolmány
Mai napig gyakori hiba, hogy az email írása közben túl nagy dokumentumot csatolnak a levélhez. Ennek két következménye lehet. Vagy el sem küldi a rendszer a levelet, vagy problémát okoz a címzett postafiókjában. Éppen ezért lehetőleg figyeljünk a csatolmányokra vonatkozó méretkorlátokra. Ez a korlát rendszerenként különbözhet:
Citromail: 1 GB
Freemail: 5 MB
Gmail: 25 MB
Outlook: 10-20 MB
Egyébként ma már az email-rendszerek többsége fel van készülve a túlméretes csatolmányokra. Ha a mellékelt fájl nagyobb, mint az előírt méretkorlát, akkor a rendszer a csatolás helyett egy ideiglenes tárhelyre tölti fel a küldendő dokumentumot, illetve egy linket is gyárt hozzá, amelyen keresztül letölthető a tartalom. (A Gmail például a Google Drive fiókunkat használja erre.)
Ennek ellenére a nagyméretű dokumentumokat érdemesebb valamilyen külső óriásfájlküldő rendszer segítségével továbbítani. Ilyen például a Toldacuccot.hu, a Mammutmail.com, vagy a Wetransfer.com.
Röviden tehát ennyi, amit technikai szempontból tudnod kell az elektronikus levelek kezeléséről, és az email írásról.
TIPPEK EGY PROFI EMAIL MEGÍRÁSÁHOZ
- Legyenek az leveled első sorai figyelemfelkeltők. Amikor megírod a levél felvezetőjét, legyen ott a fejedben, hogy az első pár szót megnyitás nélkül is látni fogja a címzett.
- Használj a lényeges infók kiemelésére félkövér, vagy dőlt kiemelést.
- Csak nagyon kevés szövegrészt emelj ki a leveledből. Itt fokozottan igaz, hogy a kevesebb több!
- Az email írás során figyelj a tagolásra: ahol tudsz, ott használj bullet pointokat, vagy számozott sorokat.
- A mondataid legyenek egyszerűek, érthetők.
- A csatolmányokat lehetőség szerint tömörítsd!
- Legyen a leveled végén egy jól átgondolt lezáró rész. Ha lehet, ezekben az utolsó mondatokban ösztönözd valamilyen cselekvésre a címzettet. (Pl.: „Kérem, akkor is jelezzen vissza röviden, ha nem tud élni az ajánlatommal, ugyanis ebből fogom tudni, hogy olvasta a levelemet! Nagyon köszönöm, ha ezzel megtisztel.”)
- Elküldés előtt figyelmesen olvasd végig a megírt levelet. Ne maradjon benne kirívó helyesírási, fogalmazási hiba. A szerkezete legyen áttekinthető, könnyen végignézhető.
- Legyen a leveled végén elérhetőség. Ne csak emailben tudjanak neked válaszolni. Add meg a telefonszámodat, sőt, ha van, akkor nyugodtan linkeld a LinkedIn, vagy Facebook-elérhetőségedet!
